Veel van onze klanten ontvangen een WBSO-toekenning voor hun R&D-project(en). Dit houdt in dat er minder loonbelasting hoeft te worden afgedragen en/of dat zij in aanmerking komen voor een verhoging van de zelfstandigenaftrek.

Dit is erg mooi natuurlijk! Maar er dient wel rekening mee te worden gehouden dat een positieve WBSO-beschikking ook verplichtingen met zich mee brengt.

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) voert elk jaar steekproefsgewijs controles uit bij bedrijven die een positieve WBSO-beschikking hebben ontvangen. Tijdens een controlebezoek wordt over het algemeen de project- en urenadministratie van het voorgaande jaar gecontroleerd.

Per WBSO-project dient een urenadministratie en een projectadministratie te worden bijgehouden.

Uit de projectadministratie dient per project op eenvoudige en duidelijke wijze te kunnen worden afgeleid wat de aard, inhoud en voortgang van de speur- en ontwikkelingswerkzaamheden zijn geweest. Het is daarom altijd van belang dat alle relevante documenten in een aparte map worden bijgehouden. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan projectinhoudelijke e-mails, schetsen en tekeningen of testrapporten. Er dient ook niet te worden vergeten om tijdens de uitvoering van de WBSO-project foto’s en/of video’s te maken en deze bij de administratie te bewaren.

De werkzaamheden binnen een WBSO project moeten samenhangen met het oplossen van technische knelpunten. RVO beoordeelt aanvragen specifiek op basis van de beschreven technische knelpunten. Er is dan ook nauwelijks ruimte om hier in de uitvoering van af te wijken. Ook als er niet inhoudelijk wordt afgeweken van de aanvraag, dan nog dient er een eenduidige koppeling te zijn tussen wat er in de administratie is opgenomen en wat er in de aanvraag staat.

Daarnaast is van belang dat gedurende het hele project een administratie wordt bijgehouden van de aan het project bestede WBSO-uren. Indien tevens kosten en uitgaven zijn aangevraagd dient per project inzicht te kunnen worden gegeven in de gemaakte kosten en de bijbehorende betalingen. De WBSO-uren dienen per dag, per medewerker en per project inzichtelijk te worden gemaakt. Hiertoe worden door ons voorafgaand aan de projectperiode urenstaten verstrekt. Ook is het verstandig om een totaaltelling van het aantal WBSO-uren en -kosten per S&O-verklaring bij te houden.

Uiteraard kan Pecu Nova begeleiding bieden bij het voeren van een juiste administratie. In het kader van de begeleiding komen wij gedurende het jaar periodiek langs om de administratie te toetsen en eventuele omissies te bespreken. Hierdoor kan worden voorkomen dat een correctiebeschikking of zelfs een boete wordt opgelegd.